Virginia: Registros y reuniones (Va. Code 55.1-1815)

Lo que cubre la ley

El Código de Virginia 55.1-1815 requiere que las asociaciones de propietarios mantengan registros detallados de ingresos y gastos de acuerdo con las prácticas contables generalmente aceptadas. Las asociaciones deben conservar los registros individuales de cuentas de evaluaciones y los registros de gravámenes registrados durante al menos el tiempo que los gravámenes sigan vigentes.

Los miembros en buen estado (o sus agentes autorizados) tienen el derecho de examinar y copiar los libros y registros mantenidos por la asociación o en su nombre, siempre que la solicitud sea para un propósito adecuado relacionado con la membresía. Esto incluye acceso a:

• La lista de miembros y direcciones de la asociación (que no pueden usarse para solicitud comercial o ganancia pecuniaria).
• Información salarial, específicamente el salario real de los seis empleados mejor compensados que ganan más de $75,000 y datos salariales agregados para todos los demás empleados (nota: la información salarial individual no está disponible durante el período de control del declarante).

Requisitos y límites principales

El derecho de inspeccionar registros existe independientemente del tiempo que alguien haya sido miembro. La inspección debe ocurrir durante horas hábiles razonables o en un momento y lugar mutuamente convenientes. Los miembros que soliciten deben proporcionar aviso por escrito que identifique el propósito y los registros específicos solicitados:

• Aviso por escrito con 5 días hábiles de anticipación para asociaciones administradas por un gerente de comunidad de interés común.
• Aviso por escrito con 10 días hábiles de anticipación para asociaciones autoadministradas.

Excepciones y redacciones: Las asociaciones pueden retener registros relacionados con personal o registros médicos, contratos/arrendamientos pendientes en negociación, litigios pendientes o probables (cuando existe una amenaza específica), procedimientos formales de ejecución administrativa bajo 55.1-1819, comunicaciones privilegiadas entre abogado y cliente, divulgaciones ilegales, actas de sesiones ejecutivas bajo 55.1-1816, informes de la junta preparados para sesiones ejecutivas y archivos de propietarios de lotes individuales distintos del solicitante.

Los registros solo pueden retenerse en su totalidad si una exclusión se aplica al contenido completo. De lo contrario, la asociación debe redactar las partes exentas y publicar el resto. El miembro solicitante es responsable de los costos razonables incurridos por la asociación para responder y realizar revisiones de redacción.

Tarifas por copias: Las asociaciones pueden cobrar costos razonables por materiales y mano de obra, sin exceder los costos reales. Los cargos deben seguir un cronograma de costos adoptado por la junta que especifique tarifas, se aplique por igual a todos los miembros en buen estado y se proporcione al miembro cuando se realice la solicitud.

Acceso de los miembros de la junta: Los miembros de la junta en el ejercicio de sus funciones tienen acceso completo a todos los libros y registros, incluidos los salarios individuales de todos los empleados y los pagos a contratistas independientes.

Aviso, audiencia y plazos

Las reuniones de la asociación deben celebrarse al menos una vez al año según lo especificado en los estatutos.

Cronogramas de aviso de reuniones:

• Con al menos 14 días de anticipación para reuniones anuales o programadas regularmente.
• Con al menos 7 días de anticipación para cualquier otra reunión.
• Si se cancela una reunión anual para elegir directores, una reunión posterior programada para elecciones de directores requiere un aviso de 7 días que indique ese propósito.

El aviso debe enviarse por correo postal de EE. UU. a la dirección del lote del propietario (o una dirección alternativa proporcionada por el miembro). Como alternativa, el aviso puede entregarse en mano (si está certificado por escrito) o enviarse por correo electrónico si el miembro eligió la entrega electrónica (con respaldo de correo postal de EE. UU. si el correo electrónico rebota).

Actas de la junta: Las actas borrador de la junta de directores deben estar disponibles para inspección dentro de los 60 días posteriores a la conclusión de la reunión o cuando se distribuyan a los miembros de la junta como parte del paquete de la agenda de la próxima reunión, lo que ocurra primero (excluyendo las actas de sesiones ejecutivas).

Reglas de votación: Los miembros pueden votar en persona, por poder o por voto ausente, incluida la votación electrónica si la junta adopta directrices. Los miembros que voten por poder o voto ausente se cuentan como presentes para todos los fines.

Lista práctica para propietarios de viviendas

Tenga en cuenta que los documentos rectores de la asociación y las enmiendas posteriores también pueden aplicarse junto con la ley estatal.

• Lea los documentos rectores de su asociación sobre horarios de reuniones, votación y solicitudes de registros.
• Envíe su solicitud de inspección de registros por escrito, dando aviso de 5 días hábiles (si está administrada profesionalmente) o 10 días hábiles (si es autoadministrada).
• Indique un propósito adecuado relacionado con su membresía y enumere los registros específicos que desea ver.
• Solicite una copia del cronograma de costos adoptado por la junta antes de solicitar copias físicas.
• Guarde copias de todos los avisos por escrito, correos electrónicos y certificaciones de entrega.
• Consulte el texto oficial de la ley en línea para futuras actualizaciones legislativas.