Poderes, registros y presupuestos HOA en Florida: Fla. Stat. 720.303

Lo que cubre la ley

Florida Statute Section 720.303 regula los poderes, deberes y operaciones de las asociaciones de propietarios (HOA) que operan comunidades en Florida. La ley exige que las asociaciones sean corporaciones de Florida y especifica que los funcionarios y directores tienen una relación fiduciaria con los miembros.

Tenga en cuenta que los documentos rectores de la asociación y las enmiendas posteriores también pueden aplicarse junto con estas reglas estatutarias.

El estatuto describe los poderes de la junta sobre litigios, requisitos de reuniones de la junta, reglas para preservar registros oficiales, requisitos de publicación en el sitio web para asociaciones con 100 o más parcelas, fórmulas de presupuesto y cuentas de reserva, y umbrales obligatorios de informes financieros anuales.

Requisitos y límites clave

El estatuto establece límites operativos explícitos y reglas para las asociaciones:

• Límite de litigio: Antes de iniciar un litigio que implique montos de controversia que excedan $100,000, la asociación debe obtener la aprobación afirmativa de la mayoría de los intereses con derecho a voto en una reunión con quórum.
• Voto de la junta y correo electrónico: Los directores pueden usar el correo electrónico para comunicarse, pero les está expresamente prohibido votar sobre asuntos de la asociación por correo electrónico, poder o voto secreto (excepto los votos secretos utilizados para elegir funcionarios).
• Retención de registros oficiales: La mayoría de los registros oficiales deben conservarse durante al menos 7 años. Los registros de votación (boletas, poderes, hojas de registro de asistencia) y las ofertas de contratistas deben conservarse durante al menos 1 año.
• Requisito del sitio web: Para el 1 de enero de 2025, las asociaciones con 100 o más parcelas deben publicar documentos oficiales (reglamentos internos, convenios, presupuestos anuales, informes financieros, reglas, contratos ejecutorios) en un sitio web o aplicación móvil segura accesible solo para los propietarios de parcelas y empleados.
• Umbrales de informes financieros: Los informes financieros anuales deben completarse dentro de los 90 días posteriores al final del año fiscal según los ingresos anuales totales:
  • Menos de $150,000: Informe de ingresos y egresos en efectivo.
  • $150,000 a menos de $300,000: Estados financieros compilados.
  • $300,000 a menos de $500,000: Estados financieros revisados.
  • $500,000 o más (o 1,000+ parcelas): Estados financieros auditados.

Avisos, audiencias y plazos

El texto establece plazos estrictos para los avisos de reuniones y las solicitudes de registros:

• Reuniones de la junta: El aviso debe identificar los puntos del orden del día y publicarse de manera visible en la comunidad con al menos 48 horas de anticipación (excepto en emergencias), o enviarse por correo o entregarse con 7 días de anticipación.
• Evaluaciones especiales y reglas de uso de parcelas: El aviso de reuniones donde se considerarán evaluaciones especiales o reglas de uso de parcelas debe entregarse/enviarse por correo/transmitirse y publicarse al menos 14 días antes de la reunión.
• Peticiones de miembros: Si el 20 por ciento de los intereses totales con derecho a voto presenta una petición a la junta para abordar un tema, la junta debe incluirlo en un orden del día dentro de los 60 días posteriores a su recepción y proporcionar un aviso con 14 días de anticipación.
• Acceso a registros: Los registros deben proporcionarse dentro de los 10 días hábiles posteriores a la recepción de una solicitud por escrito. No proporcionar acceso dentro de los 10 días hábiles después de una solicitud enviada por correo certificado crea una presunción refutable de incumplimiento intencional. Los daños mínimos por denegación intencional son de $50 por día calendario hasta 10 días, a partir del día hábil 11 después de la recepción.

Lista de verificación práctica para propietarios de viviendas

• Lea sus documentos rectores y cualquier enmienda posterior para comprender las reglas específicas de la comunidad.
• Conserve copias escritas de todos los avisos, correos electrónicos y correspondencia enviados o recibidos de la asociación.
• Envíe solicitudes de inspección de registros oficiales por escrito mediante correo certificado con acuse de recibo solicitado.
• Use dispositivos portátiles como teléfonos inteligentes para escanear o tomar fotografías de registros oficiales durante las inspecciones sin costo.
• Consulte el texto oficial de Florida Statute 720.303 para ver actualizaciones.